士業のホームページからの問い合わせを効率よく管理する方法

ホームページを作成すると色々な課題が出てきますが、よくある課題の1つに｢どうやって問い合わせを管理するか｣というものがあります。

この課題は弁護士ホームページ制作や司法書士ホームページ制作を行っていると多くの方から頂きます。

問い合わせが増えてくると下記のような課題が出てきますが、全てを解決できるツールがありますので紹介したいと思います。

私たちはこのツールを導入して毎日の時間を数時間単位で節約することができ、効率がよくなるだけでなく、結果的にコストダウンにも繋がっています。

ホームページの問い合わせ管理の課題を解決する｢Asana｣

結論から書いてしまうと、ワークマネージメントツールの｢Asana｣で上記のような問題が解決できるだけなく、弁護士や司法書士などの士業が抱える案件を効率的に管理することができるようになります。

また、サムライラボで作成した弁護士ホームページ制作、司法書士ホームページ制作、行政書士ホームページ制作、税理士ホームページ制作などの士業ホームページと連動させることで、お問い合わせフォームからのメールを自動的にAsanaに登録することもできますので時間の節約にもつながります。

この記事ではホームページ経由の問い合わせ管理について書いてみたいと思います。
また、別の機会に案件を効率的に管理することにも使える｢Asana｣の活用方法を紹介したいと思います。

Asanaには無料プランと有料プランがあり、使いたい機能によってプランを選ぶことができますので無料プランからスタートしてお試ししてはいかがでしょうか。(私たちはBusinessプランを利用しています)

｢誰｣が対応したかがわからないという課題

ホームページ経由から問い合わせがあっても複数人で対応している場合、誰が対応したかがわからなくなることがあります。

例えば、電話やメールで一次対応をする事務スタッフが複数人存在する場合は、突然二次対応を迫られた担当者は詳細な内容を｢誰｣に確認すれば良いかが不明瞭になりがちです。

Asanaを利用することで担当者名と写真が表示されるため一目で分かりますし、コメントを残したりChatworkやslackのようにメンションを利用することもできますので大人数で対応する場合でもスムーズになります。

｢どこまで｣対応したかが分からないという課題

ホームページ経由での問い合わせが連続すると、どの案件をどこまですすめたかを把握しづらくなります。

例えば、｢法律相談｣に至ったのか、電話やメールの段階で依頼を断って｢失注｣になったのかを一目で把握することができ、折り返しの連絡を希望している見込客がどの程度いるのか、どういう状況なのかなどの「現在の状況」を確認する手間が減ります。

Asanaはカンバン形式の表示やリスト表示などをワンクリックで切り替えることができます。

下記は当記事のためにサンプルで作成したカンバン形式の表示例ですが、各列ごとに対応状況の段階を自由に設定することができます。

｢どのように｣対応したかが分からないという課題

Asanaは｢対応完了｣が管理できることは言うまでもありませんが、対応完了に至るプロセスも網羅的に把握することができます。

コメントを残したり、補足をしたり、進捗が順調かどうかなどを管理する機能があります。

対応が停滞している案件がどの程度発生しているかも一目で分かりますので1人で使用する場合は備忘録的にも使えますし、複数人のチームで利用する場合は俯瞰して状況を把握することができます。

また、複数人で情報を共有しながら対応することができるため、業務の属人化を防ぐという効果もあります。新入社員が加わったり、社員が退職した場合の引継ぎも容易に行えるのは大きなメリットではないでしょうか。

弁護士などの士業であれば、ホームページ経由の問い合わせ対応のタスクが溜まってしまっている場合で弁護士1名で対応していたような場合でも上記の機能を日頃から利用しておくことで事務員さんを雇用した際にどういう対応をしてきたかなどを瞬時に把握することができ説明する時間を大幅に短縮することが期待できます。

｢いつ｣対応したかがわからないという課題

ホームページ経由の問い合わせ対応に限らず、どんなタスクでも｢いつ｣対応したかを知りたくなることは多いと思います。

この点、Asanaではいつどのような対応をしたかも一瞬で分かりますので、担当者が変わった場合などでも前任者の対応の内容によって後任者がいつどんな対応が必要かが分かるようになります。

さらに上記の例で言えば前任者が後任者にタスクを割り当てておくことで信頼低下につながる｢対応漏れ｣を確実に防ぐことができます。

弁護士や司法書士の場合、対応漏れは致命的だと思いますし場合によっては懲戒処分を受けかねませんのでこのような機能を活用することをおすすめしています。

｢関連資料｣が分散してしまいわからないという課題

ホームページ経由の問い合わせから相談に繋がったような場合は、相談の資料やメモを作成することになるかと思います。

AsanaにはWordやテキストファイルなどはもちろん手書きメモをスキャンしたファイルまで多くの形式のファイルを紐付けて保存することができます。

このファイル添付機能の何が便利かというと、ホームページ経由の問い合わせから相談に繋がった場合でも即決せずに後日依頼された場合などは資料を探したり事務所内のサーバーなどで検索をする必要があると思いますがAsanaに集約しておけば資料を探す時間を短縮する効果があります。

法律相談を行ったあとに電話などで依頼する旨の連絡を受けた際に資料をすぐに確認できるのはとても大きなメリットがある気がしますがいかがでしょうか。

Excelで管理していて分かりづらいという課題

弁護士であればホームページ経由の案件や弁護士ドットコムなどのポータル経由の案件もあり、チャネルごとにExcelで管理している事務所も多いようですが、Excelでの管理は限界があります。

これは弁護士以外の司法書士等の他士業にもおなじことが言えますが、Excelの場合情報を更新した際の記録が分かりづらく、事務所全体の案件を俯瞰して見ることができないという大きな問題が生じます。

Asanaであれば案件をチャネルごとに集計・分析が可能になるだけでなく、集客の効果を正確に測定することができるため効率よくマーケティングを行うことができます。

長々と書いてしまいましたがホームページの問い合わせの管理はAsanaが断然おすすめです。
数件程度の少ない問い合わせ管理であっても案件をワンストップで管理することができますし、数百件〜数千件といった大量の案件でも正確に漏れを発生させずに管理できるからです。

当記事ではホームページの問い合わせの管理をするという視点で書きましたがAsanaは士業の案件の管理も行うことができますので、次回はタスク管理やプロジェクト管理にフォーカスして書きたいと思います。