以前の記事で対応について書きましたが，今回は”迅速に対応するための工夫”を書きたいと思います。私が迅速に対応するために武器にしているツールは主に下記のものです。
・Gmailなどのクラウド対応のメーラー
・モバイル端末(タブレットやスマホ)
・顧客管理システム
・Atok(日本語入力)
私は上記を駆使してお客様の対応を行なっています。
それぞれの活用の仕方を私の視点で書きたいと思います。
弁護士や法律事務所，司法書士事務所の方でも参考になりそうな活用方法書いていきたいと思います。
●Gmailについて
Gmailといえば，Googleが提供しているクラウド型のメーラー，メールアドレスです。
これは有料版と無料版があり，対応を迅速にするためだけであれば無料版でも良いと思います。
Gmailの良いところは，スレッド形式でメールが表示されるため，過去にどんな対応をしているかが一目で解り，対応済みのメールをアーカイブして受信トレイに表示されないようにすることで対応漏れを防ぐことが出来ます。(アーカイブしても”検索”はできますし，”全てのメール”にメールは残ります)
アーカイブを利用すると，”未対応”のメールが一目で解るため，Todoのような使い方ができることも大変助かりますね。
例えば，受信トレイに，何かを確認してからでないと返信できないようなメールが沢山あると，対応済みのものとそうでないものが混在してしまい，対応漏れが出てきたりします。それを防ぐ為にも”対応しなくてはいけないメール”がないときは，受信トレイを空にするように努める必要があります。
あとは，自分の中でやるべきことなどを自分宛にメールを送信し，受信トレイに残すと，簡易Todoとして活躍します。
勘違いしている方が多いのですが，無料版Gmailでも独自ドメインのメールを送受信することは可能です。
無料版Gmailにない機能としては，リアルタイム受信，メールの委任が大きいと思います。
無料版は不定期にメールが受信されますが，有料版はリアルタイムで受信出来ます。
メールの委任とは，一部のメールアドレスの対応を他のユーザーに委任することができる機能です。
例えば，info@などのような代表アドレスに届いたメールを複数人で対応するといった機能です。
●タブレットやスマホ
私はGmailなどのクラウドメールをモバイル端末で確認するなどの基本的な使い方をしていますが，別のスタッフと連携しなくてはいけないような作業や対応があるときはグループウェアのデータベースやグループTodoなどを活用しています。
例えば，写真加工は誰誰が得意だから作業を振り分ける，といったことはモバイル端末でも可能になっています。
●顧客管理システム
上記のモバイル端末でも利用するシステムですが，KintoneとGoogleのスプレッドシートを活用しています。
Kintoneで進行中の制作案件，更新作業案件，SEO案件，更新作業状況，リスティング案件，各種アラートを利用し，一部のデータを共有の壁掛けディスプレイに出力して誰が見ても一目で分るようにしています。そのため，誰が，なにを，いつまでに，どのように実行するかなどの状況がすぐに解ります。
壁掛けディスプレイは最初は大げさかな？とも思ったのですが，これが思っていたよりも便利です。
管理するシステムを開かなくても壁掛けディスプレイを見れば必要なことが解るからです。
(たったこれだけでも毎月何時間も節約できています)
上記は管理システムの機能の一部ですが，情報の共有は非常に重要だと思います。
●ATOK
一太郎を開発したメーカーの日本語入力システムですのでご存知の方も多いと思います。
Atokといえば，正確な日本語入力や予測変換で有名ですが，これだけではありません。
実は，定型文を入力する機能があり，大変便利なのです。
例えば，メールや書類などを作るときにお決まりの文言を入れることも多いと思います。
このような時にAtokの”お気に入り文書”機能を使用すると，入力の時間と手間が軽減され非常に短時間に文字を打つことが出来ます。
私はこの機能のおかげで，定型文を探す手間，入力する時間の短縮，正確性などをある程度確保できていると思います。
弁護士や法律事務所，司法書士の方もホームページを制作して落ち着いたら，いかに早く対応するかも考えてみると良いと思います。
(ある調査ではレスポンスが遅いことで別の事務所に流れているクライアントが多いことに触れていましたが，私どもも同じ印象を受けています)
