一般企業だけでなく弁護士や司法書士などの士業の方もビジネスチャットを利用している事務所が増えていると思います。
私達は弁護士や司法書士などの士業専門のホームページ制作や広告を扱っており、日々沢山の士業のお客様とやりとりしていますが、ビジネスチャットでのやりとりはChatwork、slack、GoogleChat、MicrosoftTeamsが多いように感じています。
士業にもよりますが、弁護士は裁判所が導入していることもあってTeamsの利用をしていたところが多かったのですが高性能なパソコンでさえ動作がもっさりしたり不具合も多かったことで法律事務所内でのやりとりはChatworkやGoogleChatを利用しているケースが多いようですが、Chatworkの無料プランの内容が改定されたことでGoogleChatへの移行が増えている印象を受けています。
(裁判所とのやりとりは相変わらずTeamsのようで困っている弁護士さんが多いみたいです)
この記事では士業の方も今日から使える効率的で便利な運用方法を紹介したいと思います。
このページの目次
そもそもビジネスチャットのメリットは？
ビジネスチャットを利用するとどんなことが出来るかについてですが、私達は下記のようなものがあると考えています。
リアルタイム性
メールと違い即時にメッセージを送受信でき、メールのように堅苦しく｢いつもお世話になっております｣というような定型挨拶文をいれずに気軽に送受信できるメリットがあると思います。
例えるならビジネス版のLINEとでもいえるのではないでしょうか。
グループチャット(サービスによっては｢スペース｣と呼んだりもします)
通常の1対1のチャットのみならず複数人でチャットを行うことができます。
例えば、自社の担当者が3人、相手先企業の担当者が3人の合計6人のグループチャットを作成することもできますし、社内の部署ごと、プロジェクトごとなどにグループを作ることができますので情報共有のタイムラグを極限まで減らすことができます。
メールでこれを行おうとするとCCにいれたり、CCに入っていないメールの内容を別の担当者に転送したりするなど手間や時間がかかりますがグループチャットであればこの問題を簡単に解決することができます。
ファイル共有
多くのビジネスチャットではファイルを共有する機能がありますが検索性、共有できるファイル容量制限や総容量はサービスは各社異なります。
環境にもよりますが、メールでファイルを送受信する際は大きなファイルのやりとりができないことが多いためおおむね15〜20MB程度までのファイルが限界でした。
この点ビジネスチャットでは上記の容量を超えるデータのやりとりも可能になります。
タスク管理
個人のタスクやグループのタスクをビジネスチャットツール内で行えるためメールにはない良さがあると思います。
特に多くのビジネスチャットでは、Aさんにタスクを割り当てる、ということができます。
例えばコピー用紙が切れそうだからビジネスチャットで｢コピー用紙の注文をお願い｣というタスクをAさんに割り当てることができます。さらにAさんは手が離せないからさらにBさんに割り当てるということも可能です。
外部サービスとの連携
Microsoftのoutlook、GoogleのGoogleカレンダーなどのスケジュール管理のサービスと連携したり、AsanaやTrelloなどとも連携することができます。※一部のビジネスチャットは連携不可です。
検索機能
メールなどと同様に検索することができますが検索のしやすさはビジネスチャットのサービスによって大きくことなります。
また、グループチャットを検索できることは特に便利だと感じます。
例えば、
●自社
・Aさん→途中で産休に入りDさんに交代
・Bさん
・Cさん
●取引先
・Xさん
・Yさん
・Zさん
が参加するグループチャットがあったとします。
Aさんが途中で産休に入る場合でDさんに交代するときは｢引継ぎ｣が必要になりますがこの引継ぎの時に過去のやりとりの流れを確認できますし、特定のキーワードで検索することができるのです。
セキュリティ
多くのビジネスチャットツールには二段階認証やSSOのセキュリティに対応していたり、ログインできる端末のIPアドレス制限などができるサービスもありますので万一パソコンやスマホを盗まれた場合でも情報を守ることができます。
Chatworkから移行しようと思ったワケ
前回の記事の｢脱Chatwork計画｣でも少し触れましたが大きな理由は｢通知が来ないことがある｣ことと｢ファイルの容量制限｣と｢タスク管理｣の3つです。
通知が来ないことは社内で特に問題になりましたがChatworkには｢既読｣機能がないので大きな問題意識を持ちました。
既読機能がないことで｢自分のペースで返信できる｣というメリットがある一方で｢相手が見たかわからない｣ので相手が｢通知がなくて気付いてない｣可能性があったのです。
この点、GoogleChatでは既読機能があるので相手が｢見ていない｣、｢見たけど返信していない｣というのが分かるのでスピード感を重視する私どもは非常に重要な機能です。
次に｢ファイルの容量制限｣についてはファイル1つの上限容量と1つのアカウントに保存できる総容量がありますが、Chatworkでは1ユーザーあたり10GBと比較的少なく容量消費のペースが早く｢近い将来容量がいっぱいになる｣という状況でしたので容量が一杯になる前に解決策を考えなくてはいけませんでした。
この点、GoogleChatではファイル形式に制限はあるものの容量を消費しませんので実質無制限で送信できます。(今後仕様が変わったとしても、私どもが使ってるGoogleWorkspaceのプランに割り当てられた容量は一人当たり5TBあるのでまだ余裕があります。)
最後にタスク管理ではChatworkの場合、誰かにタスクを割り当てたり個人のタスクを管理することは容易にできましたしシンプルで分かりやすかったのですがグループやチームでタスク処理を行うときに全体のタスクを俯瞰して見ることができませんでした。
この点、Googleチャットでは個人のタスク、スペースに参加している他の人のタスクを容易に確認することができます。容易に確認できるので○○さんは少し手が空いてそうだから★★のタスクを割り当てよう、ということも可能になります。
私達が活用している機能
GoogleChatの中で特に便利だと感じる機能を紹介します。
スペースの中のタスク管理
前述しましたがスペースの中にある共同のタスク管理機能は非常に便利です。
例えば弁護士の方でしたら｢Aさんの債務整理案件｣というスペースを作成し、そのスペースには案件処理に関わる事務員さんなども参加することで共同のタスクを一覧にし、それを処理していくことができます。
例えば、
法律相談→委任契約書の作成→債権者のリストの作成→受任通知の作成→受任通知の発送(以下、省略)
というようなタスクが発生すると思います。
これをスペースのタスクで作成、共有することでどの案件がどこまで進んでいるかなどが分かります。
スペースに直接メール送信
私達の場合はお客様からホームページの更新依頼をメールで受信した場合、更新作業を行うチームのスペースにメールを転送し、タスク化するといった使い方をしています。
弁護士の方であれば上記の例で書類がメールで送られてきた場合、該当のスペースに転送することで即時に担当者間で共有することができますしメールの転送と違い流れが容易に分かるようになるだけでなく、そのメールに対してのコメント(スレッド形式)もできるようになります。
GoogleドキュメントとGoogleChatとの連携
GoogleChatのスペース機能の中で画面を切り替えることなくGoogleドキュメントを開いて複数人に共同してドキュメントを編集することができるようになります。
スペースに参加している人とミーティングをしたときのメモや議事録、資料の作成などができます。
Googleカレンダーとの連携
Googleチャットで登録したタスクやスペースで期限付きで付けたタスクはGoogleカレンダーに表示させることができますのでGoogleカレンダーに予定を登録するときにタスクが多い日を避けたりすることもできます。
まとめ
ビジネスチャットは、多くの方がビジネスで直面する「煩雑な業務フロー」や「情報共有の遅れ」を解消し、スピード感と効率性を求める現代の業務スタイルに適応するための強力なツールです。特にGoogleChatのような多機能なツールを活用することで、幅広い場面で利便性を享受できます。
多くの方に業務効率向上のために適切なビジネスチャットツールの導入を検討することをおすすめします。
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