APIを利用したChatworkの通知が来ない時の対処法

弁護士などの士業の方もビジネスチャットのChatworkを使用している方がとても多くなっていると思います。

私たちも社内の一部の業務ではChatworkを利用していますが、APIを使用した連携(他のシステムからChatworkへの通知)がうまくいかなかったため、解決方法を備忘録を兼ねて共有します。

ZapierとChatworkのAPI連携がうまくいかないことがはじまり

私たちはGoogleWorkspaceを社内で使用しており、様々なシステムと連携させて運用していますが、GoogleWorkspaceのメールで受信したものをChatworkに通知を送りたいと考えたのがきっかけです。

今までの運用方法では、GoogleWorkspaceにあるグループメールというメール機能を使用して各業務の関係者が情報を共有し、細かいタスクはChatworkやAsanaなどの別の方法で管理していました。
このときの課題は｢グループメールのユーザーを追加したり変更する権限｣が管理者にしかないため、柔軟に対応することが難しいと感じており、実際に時間のロスも発生していました。

そのような事情もあって、社内外からGoogleWorkspaceのGmailで受信したメールにフィルタをかけ、必要な通知だけChatworkに通知することができれば、社内の共有が1日数十分〜1時間程度時間短縮につながり、生産性も向上すると考えたからです。

Zapierで中継して通知を送信

Zapierといえば、様々なクラウドサービスと連携させることができることで有名ですが、GmailやChatworkにも対応しています。
そのため、第一段階で思いついたのはZapierを使って運用する方法です。

具体的には、Gmailで受信したメールをZapierに送り、ZapierからChatworkに通知し共有するという方法で運用しようと思いました。

しかし、実際は、複数のChatworkアカウントのうち特定のアカウントのみで通知がこないという現象が発生しました。

通知がこないので断念して別の方法で対処

上記の方法を試したときは、業務が立て込んでいることもあって別の方法で対処いたしました。
今回は長くなるので別の方法は改めて別の記事で今後紹介したいと思います。

どうしてもChatworkとの連携が必要に・・

ZapierとChatworkの連携を試みたときは別の方法で対処しましたが、業務効率化・生産性向上のために社内で使用しているCRMを拡充することになったのですが、チャットツールと連携をする以外には効率化を図れない状況に陥ったことで、特定のChatworkアカウントに対して通知が送れない問題を解決すべく、ちゃんと原因を調べました。

まさかの解決方法・・

下の図のような流れで運用することを想定していましたが失敗しました。
この方法だと通知が来ないのです。

こんなに簡単に解決できた・・

明らかにChatwork側の設定等に問題がある挙動だったため、Chatworkのヘルプで検索したら30秒で解決方法が見つかりました。
APIトークンを使用したChatworkアカウントでは通知が来ないというヘルプ記事が見つかったため、BotとなるChatworkアカウントを作成し下記のような運用方法に変更したところ、無事通知が来るようになりました。

最後に・・

無事通知は来るようになったのですが、通知がくるまでのタイムラグ(10秒くらい？)が少し気になっています。仮に1日6件の通知を受け取る場合、1年だと6時間のロスが発生しますので、、
次はこの問題を解決する方法を考えてみます。